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策劃組織年會需知

發(fā)布時間:2012-06-04   內(nèi)容來源:杭州年會策劃公司 http://www.dkkyun.com

  會議策劃既是一個很簡單的問題,也是一個很復雜的問題。從古到今,人們一直都在不間斷地組織各種會議,小到家庭會議,大到國際會議。策劃組織會議,很多時候很簡單,連小孩都會,可很多時候,它又很復雜、很困難,復雜到了很多人一起想辦法,都未必能考慮得很周全;而真正叫人煩惱的時候是,會議策劃組織團隊付出了大量的勞動和心血,可會議的效果還是不能盡如人意。也許是“會議”這個詞太過普通,以至于人們往往會忽略其“策劃”的重要性。“年會”(convention)作為國際國內(nèi)會議市場一個重要的會議類型,有規(guī)模大、影響力強等特點,進行縝密的前期策劃和組織,當然也是必不可少的一個重要環(huán)節(jié)。
  美國每年舉辦13700多個這類年會,單個會議的與會人數(shù)多達數(shù)萬人,甚至十幾萬人。美國的年會市場之所以能夠運作得如此成功,與會議組織機構(gòu)及其合作伙伴(會議管理公司等)強大的策劃組織能力是分不開的。與發(fā)達國家相比,我國年會市場存在的問題還很多,伍方會議服務認為策劃組織能力肯定是其中的主要方面之一。

總結(jié)發(fā)達國家年會市場成功運作經(jīng)驗,有幾點值得借鑒:

  其一,與專業(yè)機構(gòu)合作。年會多為協(xié)會類機構(gòu)主辦,而這類機構(gòu)的人員數(shù)量和會議專業(yè)能力等會有一定的局限性,因此,與專業(yè)會議公司合作是重要的選項之一。專業(yè)公司經(jīng)驗豐富,策劃運作能力很強,有他們的參與,會議往往會增加很多色彩,效果也會大大提升;
  其二,加強與政府機構(gòu)的合作。無論是全國性的年會還是國際性的年會,一般來說在業(yè)內(nèi)都有一定的影響力,因此年會對各地政府甚至是國家政府有關部門都會有很強的吸引力。現(xiàn)在,我們國家很多城市都很注意吸引國際會議到本地區(qū)召開,而我們講的一般意義上的國際會議,指的主要就是國際協(xié)會類機構(gòu)的年會。只要具有一定規(guī)模和影響力的年會,基本上都能得到地方政府不同形式的支持。到目前為止,我國已經(jīng)有數(shù)十個城市出臺了會議產(chǎn)業(yè)扶持政策,每年的扶持資金多達數(shù)億元之多;
  其三,加強市場調(diào)研并提出針對性解決方案。發(fā)達國家很多行業(yè)年會都已經(jīng)舉辦過數(shù)十屆甚至上百屆,已經(jīng)成為了名副其實的品牌會議。一個品牌會議幾十年甚至上百年來一直受到業(yè)界追捧,如果會議組織機構(gòu)不重視市場調(diào)研,不重視會議代表的感受和要求,那是根本不可想象的。發(fā)達國家年會的日程及議程安排完全可以用豐富多彩來形容——不同類型、不同職務、不同年齡段會議代表的不同訴求一般都能得以體現(xiàn)——與會家屬也不例外;
  其四,注重會議城市、會議酒店選擇與會議附加活動的安排。根據(jù)美國會議市場的調(diào)查,在影響與會代表決定是否參會的“重要因素”排序中,“會議地點”和“會議附加活動”已經(jīng)超過“會議內(nèi)容”排在了前兩位。會議的附加活動種類很多,合理搭配、組合以及每年的調(diào)整、變化非常重要;
  最后,注重細節(jié)服務。常辦會議的人都會認為辦好一個會議很難,其中一難就是把每個細節(jié)都做好。會議,就是由無數(shù)個細節(jié)組成的,會議嘉賓、會議代表、會議贊助商等的感受同樣也是由一系列細節(jié)相加而成的。因此,做好會議細節(jié)工作,是所有會議組織機構(gòu)、會議工作者必須練好的一項基本功。我們伍方會議服務也在這些方面不斷前進著。

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