今天，會議策劃人所面臨的最為緊迫的挑戰(zhàn)之一，就是要用經(jīng)得起推敲的成功案例，向人們展示面對面會議的價值。證明會議價值的傳統(tǒng)方法，是追蹤會議的花費、評價會議的結(jié)果，并得出結(jié)論，說出某一個會議確實有或沒有產(chǎn)生令人滿意的效果。提供詳細的投資回報率（ROI），使人們對會議的花費有一個清醒的認(rèn)識，仍然很重要。但就這個問題來說，伍方會議服務(wù)認(rèn)為這個證據(jù)還顯得不夠完善。
　　這是因為證明會議的價值，并不能證明其它問題，比如花費較低的交流方式（電話會議、網(wǎng)絡(luò)會議、備忘錄是會議等）就不會產(chǎn)生更大的回報率。換句話說，除了證明單個會議的價值的常規(guī)方法之外，會議策劃人現(xiàn)在還要證明面對面會議比其他方式更有效，證明面對面會議能夠提供其他會議類型提供不了的機會，而且這種人與人直接交流所具有的優(yōu)勢值得我們花費額外的資金和資源去獲得。

會議期間的非正式交流

　　關(guān)于這次爭論，有些人提出了更為具體的觀點，他們看重人與人之間交流的價值，而且認(rèn)為與同事、與客戶之間最有價值、最有意義的交流，往往是在正式的會議之外。位于華盛頓哥倫比亞特區(qū)的ASAE及協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)中心的董事長兼首席執(zhí)行官John H.Granham IV說，“在很多方面，走廊上的交談或者是餐桌上的交流，比會議的內(nèi)容更有價值，而且前者帶來的價值和意義是其他任何別的途徑都不能企及的。”
　　芝加哥凱悅酒店集團銷售副總裁杰克•霍恩也認(rèn)為，會議休息期間或者會議結(jié)束之后隨意的交流，能夠產(chǎn)生更多有見地的思想，因為在這些社交場合中，人們會放松警惕意識，收起自我主義。”霍恩解釋道，走出會議室后，或者是在正式報告結(jié)束之后，在與報告人一對一的交流中，人們才更有可能提出一些有價值的問題，才可能承認(rèn)自己對有些方面也不是很了解。而如果讓他們在很多人面前提出這些問題或者建議，他們會感覺有些不自在。

專注程度

　　現(xiàn)場會議的價值，通常是在與虛擬會議作比較的過程中顯現(xiàn)出來的?；舳髡f道，面對面的交談不僅會讓人們更加舒適自在，同時，交流的質(zhì)量也比其它方式，比如說電話會議方式好得多。他補充道，“在這樣的情境下，人們更容易全身心地參與進來。當(dāng)你參加電話會議時，你面對的是電腦，如果你心不在焉，你便會保持沉默。然而，面對面交流的時候，你就會被迫真正參與進來。”
　　StarCite是一家會議管理與技術(shù)公司，位于費城，該公司企業(yè)戰(zhàn)略部的副總裁Kevin Iwamoto說，因為人與人之間的交流使用更多的是語言，所以在這種現(xiàn)場會議中更有可能進行好的交流。肢體語言、暗示以及眼神的交流，都可以傳遞情感。如果理解準(zhǔn)確，這些信息可以引導(dǎo)產(chǎn)生非常有效的交流。
　　波斯頓活動營銷公司GPJ全球戰(zhàn)略營銷部的高級副總裁大衛(wèi)•里奇說，真實的現(xiàn)場交流還有助于客戶和供應(yīng)商之間發(fā)展建立信任關(guān)系——而這一點對于考慮是否要投入一大筆資金來說，是非常必需的一個環(huán)節(jié)。里奇提出了這樣的問題，“他們會一直和我站在一起嗎？如果出了問題，他們會保護我嗎？”
　　他說，答案不會從宣傳介紹冊的數(shù)據(jù)中得出，而只有“在面對面的交談中你才可以找出答案，你才可以確定你們是否在同一條戰(zhàn)壕里。通過面對面的交流，你才能夠了解到這一點。”
　　美國新澤西Red Bank展會研究公司市場銷售部的副總裁Joe Federbush說，合作是會議的一項關(guān)鍵因素，然而在虛擬的會議里，實現(xiàn)這一點雖然也有可能，但是相對比較困難。他強調(diào)，網(wǎng)絡(luò)或者電子會議中“交流和專注程度都很有局限性。”
　　有些公司希望給人們留下深刻印象，那么這種現(xiàn)場真實的參與，相對于虛擬的空間，可以帶來更大的感官沖擊。
再說，通過參加會議，和大家一起旅行、一起享受快樂的時間，也很有激勵促進的作用。霍恩說，他所采用的對于員工的激勵機制“不容置疑已經(jīng)對銷售團隊產(chǎn)生了極大的激勵作用”。這是資格證件或者禮券獎勵所不能替代的。

競爭優(yōu)勢

　　巖本認(rèn)為，舉辦會議的充分理由應(yīng)該從取消這些會議可能產(chǎn)生的后果檢驗出來。他說，“假定有兩個公司在在處理重要的業(yè)務(wù)問題，其中一個公司決定‘只是通過電話交流’，而另外一個公司則要求召開面對面會議。如果我是客戶，我將會看好后者。”巖本提到，客戶參加會議，來回的交通比較麻煩，也花費了不少時間和資金，這是鐵的事實。即使這樣，公司還繼續(xù)提供機會來與客戶面對面交流，或者舉辦大型展會，或者是進行一對一的交流，這表明他們對客戶認(rèn)真負(fù)責(zé)，這樣做就會具有相應(yīng)的競爭優(yōu)勢。
　　多諾萬•尼爾•梅，舊金山帕洛阿爾托的營銷總監(jiān)理事會的執(zhí)行董事補充說，沒有舉辦或參加會議、活動的公司，在市場上可能會被認(rèn)為處于困境或者衰敗的境地。他說，會議有助于樹立有實力的良好形象。

行業(yè)統(tǒng)計

　　雖然有關(guān)會議價值的道理講得通，但要讓首席營銷官和首席財務(wù)官改變觀念，必須有用數(shù)字說話。“作為會議策劃人，我注重使用采購和財務(wù)語言來傳遞信息。”美國運通商務(wù)旅行全球會議解決方案副總裁Issa Jouaneh建議說。
會議行業(yè)組織一直在忙于開發(fā)研究，以將會議的價值轉(zhuǎn)換成具體的數(shù)據(jù)。有關(guān)會議產(chǎn)業(yè)研究成果的數(shù)量太多了，但只有少數(shù)的成果能夠真正揭示出面對面會議的相對價值。

增進相互間的關(guān)系

　　銷售和營銷經(jīng)理認(rèn)為，絕大部分活動營銷，包括貿(mào)易展覽、會議和其他特別活動，是加強與消費者或客戶關(guān)系的最佳途徑。根據(jù)“2009會議市場展望”，在北美，53%的銷售和營銷受訪者表示，“活動營銷”是維持人們之間關(guān)系的最好方式，是“公共關(guān)系”（第二個排名最高的選項）數(shù)字的兩倍還多。
　　在最近的研究中，在那些表示活動營銷提供了最大的投資回報率的人群中，超過82%的人表示，投資回報的最大價值主要源自面對面的交流。

品牌價值提升

　　根據(jù)2007年由Forrester咨詢服務(wù)公司代表美國商業(yè)媒體進行的研究，大約有61%的營銷人員認(rèn)為，面對面的展覽是建立品牌形象最有效的手段。去年，F(xiàn)orrester公司表示，45%的營銷人員認(rèn)為，貿(mào)易展在提升品牌形象方面“非常有效”。

提高購買意向

　　一份去年由廣告研究基金會發(fā)布的更精細的研究（“體驗營銷：交往大師”）認(rèn)為，在貿(mào)易展覽中“積極參與”在影響“購買意向”的因素中是最為積極的。“參與”對“購買意向”平均提升了34%。據(jù)研究，“購買意向”與隨后公布的銷售額呈正比。換句話說，面對面交流大大增加了實際購買的可能性，甚至包括那些已經(jīng)準(zhǔn)備購買的消費者。
　　根據(jù)2003年CEIR發(fā)布的研究結(jié)果，近三分之一的與會者認(rèn)為，“互動”在業(yè)務(wù)交往中對最終作出購買決定“極其”或“非常”重要。

最佳的營銷選擇

　　在2008年2月，M&C發(fā)布了會議行業(yè)供應(yīng)商調(diào)查結(jié)果，會議供應(yīng)商認(rèn)為，“面對面交流”是他們向會議策劃人進行營銷的最有效的方式。43%的供應(yīng)商說：“對于人的直接拜訪”是最成功的營銷方法。還有19%的供應(yīng)商認(rèn)為，“貿(mào)易展/網(wǎng)絡(luò)活動”是最好的途徑?？偠灾?，那些傾向面對面地交流的人數(shù)遠遠超過喜歡電話（13%）、電子郵件（8%）、網(wǎng)站（8%），或直接郵寄（3%）的人數(shù)。

最具成本效益的途徑

　　2月份CEIR公布的最新研究表明，尋找客戶以及與潛在客戶會面的最經(jīng)濟的方法就是貿(mào)易展。該報告發(fā)現(xiàn)，在貿(mào)易展覽中識別一名潛在客戶的成本是215美元，而使用其他手段則為443美元。
此前，CEIR報告表明，88%的與會者說，貿(mào)易展覽通過把很多小的批發(fā)零售商帶到同一平臺上，從而節(jié)

　　省了他們的時間。62%的人甚至說，展會通過將買賣雙方匯聚在一起從而節(jié)省了公司的資金。實際價值營銷人員喜歡密切注意其他商家的新動向。CMO理事會的有關(guān)CMO的最新調(diào)查顯示，15%營銷預(yù)算用于貿(mào)易展覽、會議和“體驗營銷”。貿(mào)易展覽協(xié)會的“2009年展覽管理調(diào)查”報告顯示，貿(mào)易展覽占組織營銷費用更大的比例，約占總預(yù)算的三分之一，甚至更大的份額。
　　世界經(jīng)理人理事會的報告還指出，63%的營銷人員今年將把與以上調(diào)查數(shù)額相同的費用用于貿(mào)易展覽，就像2008年那樣，預(yù)期上升22%。

可能的選擇

　　所有這些論點本身，只能到此為止，因為如果沒有數(shù)據(jù)證明其經(jīng)濟價值，會議或活動存在的理由就不會那么充分。
雖然面對面會議確有價值，但并不意味著公司或協(xié)會應(yīng)參加所有與其業(yè)務(wù)有關(guān)的展覽和會議，如果有其它合理的替換選擇，也不一定非要舉辦會議。
　　這就是為什么業(yè)界人士提醒會議策劃者，要明智地保衛(wèi)他們的會議，同時尋找機會降低會議成本。
美國農(nóng)業(yè)工程師學(xué)會的格雷厄姆認(rèn)為，對于一些會議來說，技術(shù)水平將會繼續(xù)提升。格雷厄姆說，“有一部分人只做網(wǎng)上活動，但大多數(shù)人還是喜歡面對面的會議，或者是面對面會議與在線會議相結(jié)合。

　　會議策劃者的任務(wù)，在伍方會議服務(wù)看來，是維護應(yīng)該維護的會議，同時開始思考如何接納一個新的、也許更加虛擬的“會議”概念。