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伍方會議-一站式會議服務(wù)、活動策劃執(zhí)行、杭州年會策劃公司 400-0571-361

伍方看好“會議完全打包方案”

發(fā)布時間:2012-05-14   內(nèi)容來源:杭州年會策劃公司 http://www.dkkyun.com

 

  在會議策劃人的期望表中,排名最高的三項是費用、日期和會議場地。如今,價格問題決定著大多數(shù)談判的成敗。當(dāng)會議策劃人把費用問題當(dāng)做最重要的問題來考慮時,會議中心的業(yè)務(wù)就會變得更加困難。杭州伍方會議服務(wù)在策劃中也發(fā)現(xiàn)了這些問題。
     那原因是什么呢?國際會議中心協(xié)會(IACC)是這樣描述“會議中心”的:會議中心的特點是,一個價格包含所有的服務(wù)內(nèi)容,即“完全會議打包價”或稱CMP(不要和“會議專業(yè)人員認(rèn)證”的CMP相混淆),這種服務(wù)是IACC所有成員都需要提供的。因此,當(dāng)會議策劃者只拿費用作對比時,會議中心就可能不會被納入考慮的范圍之內(nèi),因為他們的費用在紙面上看起來顯得更高。
  但典型的情況是,會議中心一天一夜的費用所包含的服務(wù)內(nèi)容,要比酒店多很多:全部會議空間、一日三餐、會間休息時不間斷的咖啡供應(yīng)、基本的A/V (包括LCD放映機)以及額外的贈送等等。會議中心的各種設(shè)施,都要符合IACC嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn),即“通用標(biāo)準(zhǔn)”的要求。這些標(biāo)準(zhǔn)涵蓋了眾多的細(xì)節(jié),包括會議有關(guān)業(yè)務(wù)占酒店整個業(yè)務(wù)的百分比(60%,每個會議的平均與會人數(shù)為75或更少等)、椅子的形制、隔墻的厚度、照明設(shè)備的方式、可使用的技術(shù)以及餐飲安排等。
杭州伍方會議策劃經(jīng)理指出,會議策劃人必須知道這些標(biāo)準(zhǔn)是什么。“知道在會議完全打包方案中應(yīng)該得到什么,并且確定所得到的服務(wù)中,哪些是打包標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)的,哪些是被強烈建議的,特別是涉及A/V和家具方面的服務(wù)內(nèi)容。”她說。
  要留住客戶,會議中心應(yīng)該再次強調(diào)他們是專門為會議而建造的,其工作人員也都是經(jīng)過專業(yè)訓(xùn)練的,他們可以幫助會議客戶在這里舉辦效果最好的會議。
IACC一直在努力證明會議的嚴(yán)肅性與創(chuàng)造完美會議環(huán)境的價值。“因為他們已經(jīng)成長起來了,在和酒店和度假村競爭中,我們已經(jīng)具備了一定的優(yōu)勢,這也是我們應(yīng)該做到的??梢哉f,你在這兒既可以舉辦嚴(yán)肅的會議,還可以享受四星級酒店或度假村的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。但人們對此并不清楚,會議中心有必要重申:會議中心建設(shè)的最開始也是最重要的目的,就是為了舉辦嚴(yán)肅會議,而且這此舉辦會議,可以最大限度地保持高層次。
  杭州伍方會議認(rèn)為,會議策劃人在為今年晚些時候舉辦的會議摸底,但還沒有真正采購??蛻纛A(yù)訂會議的時間一般在會前60~90天。“我們正在預(yù)定2月份的會議,可現(xiàn)在已經(jīng)是2月了。”她說。“我們也在預(yù)訂3月和4月的會議,但5月的會議還是空白。我們6月份有一個會議計劃,這是迄今為止最讓人興奮的事兒。”
  既然會議中心的報價是整體打包的,伍方強調(diào)會議策劃者應(yīng)當(dāng)關(guān)注會議的總費用。“如果策劃者要求會議中心將其報價與其它會議場地做比較,他們很可能會發(fā)現(xiàn)會議中心更省錢,而且提供的環(huán)境更好。”
很顯然,整體打包價格讓會議中心沒有很大的回旋余地,但是他們可以調(diào)整打包方案的內(nèi)容,這就是可以商量的余地。但就是這一點,很多會議中心在制定整體打包方案時已經(jīng)考慮到了客戶提得最多的請求:允許參會人員有一個晚上可以外出用晚餐。傳統(tǒng)的打包方案讓參會人員全程呆在會議中心里,這樣在會議中心里購物的人算起帳來更準(zhǔn)確,知道會議中心應(yīng)該提供幾頓飯。

杭州伍方認(rèn)為中國以后的發(fā)展趨勢也可能會這樣,所以我們可以采取一種新的模式,跟省內(nèi)的會議中心談合作,然后去接單來組織,類似杭州金海岸文化傳播有限公司的模式,只不過他們要的是劇院,我們要的是會議會展中心。

 

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