首先，我們需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)工作進(jìn)度表，這是提高效率、保障活動(dòng)順利進(jìn)行的有效手段。工作表的基本內(nèi)容要包括以下幾個(gè)方面：

1、 邀請的貴賓及確認(rèn)其成行；

2、 舞臺(tái)設(shè)計(jì)、場地搭建、燈光音響布置的完成；

3、 文書工作、會(huì)議資料的準(zhǔn)備；

4、 房間分配表；

5、 用餐（餐標(biāo)、菜單、主桌、臺(tái)卡）；

6、 交通安排；

7、 各項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人及聯(lián)絡(luò)方式；

8、 支付各項(xiàng)定金的時(shí)間表；

9、 表演者的邀請及確認(rèn)；

10、 禮品、胸花、指示牌、胸卡；

11、 會(huì)務(wù)照片及錄像資料的制作和贈(zèng)送。

在我們檢查準(zhǔn)備工作的時(shí)候，比較關(guān)鍵點(diǎn)是：

圍繞年會(huì)的目的、重要人物、核心議題的關(guān)聯(lián)活動(dòng)是否夠豐富、夠突出。在客戶年會(huì)上讓贊助商搶了風(fēng)頭就得不償失了。在結(jié)算環(huán)節(jié)，關(guān)鍵是在活動(dòng)進(jìn)行過程當(dāng)中，要事先指定專人在酒店的每個(gè)消費(fèi)場所簽單確認(rèn)。比如自助餐的用餐人數(shù)、用車的時(shí)間及里程、洗衣及長途電話費(fèi)、上網(wǎng)費(fèi) 、酒水、大堂吧消費(fèi)、迷你吧消費(fèi)、會(huì)議茶歇的人數(shù)等等。一般而言，酒店的各項(xiàng)預(yù)定都有保證人數(shù)的要求，在預(yù)計(jì)人數(shù)的5-10％以內(nèi)，酒店是可以靈活處理的。總結(jié)報(bào)告的內(nèi)容應(yīng)該包括此次活動(dòng)是否達(dá)到了預(yù)期目的，預(yù)算執(zhí)行情況、對會(huì)務(wù)代理的服務(wù)評價(jià)、不足和建議。 

參考資料：http://zhidao.baidu.com/question/107360262.html