(一)繕印

繕印即根據(jù)會(huì)議通過或領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的定稿制作文案正本的過程。

1．確定繕印份數(shù)?？樣∏耙却_定繕印的份數(shù)。確定繕印份數(shù)時(shí)要考慮下列因素：

(1)主送和抄送機(jī)關(guān)的數(shù)量。如果文件需發(fā)至有關(guān)組織，要根據(jù)主送和抄送機(jī)關(guān)的數(shù)量來確定繕印份數(shù)。

(2)參會(huì)、參展、參觀單位數(shù)或總?cè)藬?shù)。參會(huì)、參展、參觀單位數(shù)或總?cè)藬?shù)是確定印制在會(huì)展活動(dòng)中間分發(fā)的文案數(shù)量的主要依據(jù)，按照總?cè)藬?shù)分發(fā)和按照組織數(shù)量分發(fā)的文案的數(shù)量應(yīng)在繕印前分別統(tǒng)計(jì)。

(3)參加對(duì)象的身份。準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)會(huì)展活動(dòng)參加對(duì)象的身份和人數(shù)，以便有針對(duì)性地分發(fā)相關(guān)的文案。

(4)正本和副本的數(shù)量。一般來講，發(fā)給主送機(jī)關(guān)的為正本，發(fā)給抄送機(jī)關(guān)的為副本。會(huì)展合同、會(huì)議宣言、聯(lián)合聲明、新聞公報(bào)等需要各方簽署的文案，正本的數(shù)量根據(jù)締約方的數(shù)量而定，各方各保存正本一份。締約方數(shù)量較多或者是在國際性組織框架內(nèi)的會(huì)談，正本可以只有一份，各方簽字后，由東道主或發(fā)起締約的國際組織保存，各簽署方保存副本。

(5)留用數(shù)。即發(fā)文機(jī)關(guān)或會(huì)展機(jī)構(gòu)本身需要留用的文本數(shù)量。

(6)存檔數(shù)。正式文件必須留下一份正本歸檔保存。

(7)機(jī)動(dòng)數(shù)。為滿足某些臨時(shí)需要，可考慮適當(dāng)?shù)臋C(jī)動(dòng)份數(shù)備用。

2．繕印會(huì)展文案的要求。

(1)嚴(yán)格按會(huì)展文案的標(biāo)印格式制版。

(2)文面清晰、整潔，裝訂牢固。

(3)分清緩急，嚴(yán)格保密。

(二)校對(duì)

校對(duì)的作用在于消滅和糾正排版的錯(cuò)誤，統(tǒng)一字體、字號(hào)、格式，發(fā)現(xiàn)原稿中的錯(cuò)誤，是保證會(huì)展文案繕印質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。

會(huì)展文案校對(duì)的要求是：

1．文字內(nèi)容要以定稿為依據(jù)。若定稿中有錯(cuò)誤，應(yīng)當(dāng)向撰稿人或核稿人提出質(zhì)疑，在得到同意后動(dòng)筆修改，除常識(shí)性錯(cuò)誤外，校對(duì)人員不得隨意改動(dòng)原稿的文字。

2．普通文件實(shí)行兩校一讀，重要文件至少實(shí)行三校一讀。“讀”就是在校對(duì)之后，不看原稿，把校樣從頭到尾通讀一遍，目的是檢查前幾次校對(duì)有無錯(cuò)誤或漏洞以及原稿中的問題。

3．在校樣上改動(dòng)的字和校對(duì)引線要從行間牽出版心，標(biāo)注在文稿的上、下、右空白處，不要標(biāo)注在左空白處，以便于立卷時(shí)裝訂。校對(duì)符號(hào)的引線不可交叉，不能在原錯(cuò)處加、減字或者涂改。校對(duì)符號(hào)及其用法應(yīng)按《中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)——校對(duì)符號(hào)及其用法》(GB／Tl4706—93)執(zhí)行。

4．重要會(huì)展文案應(yīng)將清樣送領(lǐng)導(dǎo)人審批、修改。

5．會(huì)展文案印好后，還應(yīng)認(rèn)真校對(duì)，確保萬無一失。如發(fā)現(xiàn)仍有錯(cuò)誤，可根據(jù)下列情況分別處理：印刷較少、非原則性的個(gè)別錯(cuò)誤，可在原處涂上校正液后修改，并蓋上校對(duì)章；印刷數(shù)量較大的非原則性錯(cuò)誤，可補(bǔ)印勘誤表；如屬會(huì)導(dǎo)致誤解或歧義的原則性錯(cuò)誤，或者影響會(huì)展文案嚴(yán)肅性的錯(cuò)誤，應(yīng)當(dāng)作廢重印。 

參考資料：http://wenku.baidu.com/view/b6935bb665ce0508763213ee.html