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會展招展函是辦展機構為了招攬目標參展商參展而對會展基本情況和將要達到的目標、任務進行介紹的文本文件。招展函以向目標參展商說明會展的有關情況，引起他們參加會展活動的興趣為目的，提供相關資料給目標參展商。
招展函的主要作用是向目標參展商說明會展的有關情況，并引起他們對參加會展的興趣。招展函是會展進行展位營銷時的核心資料之一，也是目標參展商最初了解會展情況的主要信息來源。因此招展函的策劃和編印工作在會展的招展策劃和展位營銷工作中占有重要地位。
(一)會展招展函的內容
招展函主要包括以下內容：
1．會展的基本內容。
(1)會展名稱。
會展名稱一般放在會展招展函封面最醒目的位置，會展的名稱一般用較大字體著重表示。如果會展是國際性的，會展的名稱還包括其英文名稱。
(2)會展的舉辦時間和地點。
會展的舉辦時間和地點一般放在會展招展函的封面。舉辦時間也可以放在招展函的內頁，只不過放在封面的舉辦時間是會展的正式展覽時間；放在內頁的舉辦時間往往還包括會展的布展、撤展和對專業(yè)及普通觀眾的開放時間等。舉辦地點需要介紹會展場館所在的城市位置、場館容量、配套設施和周邊環(huán)境等。
(3)辦展機構。
辦展機構包括會展的主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位和支持單位等，有時候還包括會展的批準機構。它們通常被放在會展招展函的封面。
(4)辦展起因和辦展目標。
簡要說明舉辦該會展的原因和將要達到的目標，如果是已經連續(xù)舉辦多次的會展，那么對往屆會展的回顧將是十分必要的。
(5)會展特色。
用簡潔的語言概括會展的特色，以易于傳播為撰寫標準。
(6)展品范圍。
詳細地列明會展的展品范圍，有時候還包括會展的展區(qū)劃分，供參展商做參展決策時參考。
(7)價格。
列明會展的各種價格，包括空地價格、標準展位價格、室外場地價格等。對于標準展位，一般還要對其基本配置做出詳細說明。
2．市場狀況介紹。
(1)行業(yè)狀況。
結合會展的定位，對會展展覽題材所在行業(yè)的狀況作簡要介紹。
(2)市場狀況。
根據會展的定位和市場輻射范圍的大小，簡要介紹該區(qū)域的市場狀況。
3．會展招商和宣傳推廣計劃。
(1)招商計劃。
簡要介紹會展計劃邀請專業(yè)觀眾的辦法、范圍和渠道。如果會展已經連續(xù)舉辦多次，那么，對往屆會展到會觀眾的回顧分析將是十分必要的。
(2)宣傳推廣計劃。
介紹會展宣傳推廣的手段、辦法、范圍和渠道以及會展計劃如何擴大其影響的措施等。會展宣傳推廣計劃是參展商較關注的項目，需要詳細列明。
(3)相關活動。
簡要介紹會展期間將要舉辦的相關活動，以及各種活動的舉辦時間和地點、參展商參加活動的聯系方法等。會展相關活動既有對會展的宣傳和輔助作用，也有對參展商的宣傳和展示作用，有些參展商因此而樂意參展。
(4)服務項目。
招展函要明確告訴目標參展商，如果他們參展將能從會展中獲得怎樣的服務，這些服務包括會展為他們提供的各種有償服務和無償服務。
4．參展辦法。
(1)參展手續(xù)。
簡要說明參展需要辦理的手續(xù)。
(2)付款方式。
列明會展的開戶銀行、開戶名稱和賬號、收款單位名稱、參展商參展的付款辦法、應付定金的數量和付款時間等。
(3)參展申請表。
預留參展商參展申請表，一旦目標參展商計劃參展，他們可以直接填寫該表并傳真或快遞到辦展機構預訂展位。
(4)聯系辦法。
列明辦展機構的聯系地址、電話、傳真、網址和e-mail等信息。
(5)各種圖片、圖案。
招展函還應有一些圖片和圖案，如展館平面圖和以往會展的現場照片等。這些圖片既可以對會展相關情況作進一步的說明，也可以起到美化招展函的作用。
(二)會展招展函的寫作規(guī)范
因會展招展函內容比較繁雜，所以在編制招展函時要對其內容、圖片和版面做仔細的規(guī)劃和安排，使招展函在會展招展的過程中發(fā)揮其應有的作用。
1．內容準確。
招展函很多時候是參展商了解會展的第一手資料，也是他們最后做出參展決策的重要參考資料，在會展與其目標參展商進行溝通和聯系時起著重要的作用。因此，招展函所包括的內容一定要全面、準確。
2．簡單實用。
招展函的內容要實用，與會展招展無關的內容盡量不要寫入招展函。
3．美觀大方。
招展函的版式安排、文字圖片等的布局要美觀大方，字體要適合人們的閱讀習慣。
4．便于傳遞。
由于招展函一般要通過郵寄或招展工作人員攜帶而傳遞到目標參展商手中，因此，招展函的制作樣式要便于郵寄和攜帶。
