總結(jié)我們提供會議服務的經(jīng)驗，一般而言，您的會議確定以及成功舉行，大多經(jīng)過以下幾個環(huán)節(jié)：

1、策劃 我們提供會展企劃代理，告訴我們你的想法或者點子，我們?yōu)槟闾峁┛尚行苑桨?、會議回執(zhí)，我們過去的成功經(jīng)驗，都將成為您成功舉辦會議的基礎。

2、咨詢 在此階段，我們將與委托方進行初步溝通，并就委托方的一些關(guān)心點提出預案供選擇、推薦合適的會議型酒店、餐飲場所及與預算相適應的菜譜、會議交通流程、接待流程等。

3、考察 在雙方進一步取得互信后，我們會安排您或者您的代表到目的地考察我們?yōu)槟峁┑木频?、會議場地、環(huán)境、交通車輛及所需的設備細節(jié)等等，并在此階段就服務項目、服務流程、推進計劃、服務價格等內(nèi)容進行深入探討，大致明確雙方的責任與義務。

4、確定 這個時間需要的是耐心與細致——我們得一一推敲設想得流程及預案，盡可能把方案細化，然后以書面的形式確認雙方的權(quán)利、義務與責任，并簽署相關(guān)服務協(xié)議。

5、執(zhí)行 嚴格而又人性化地執(zhí)行協(xié)議，將是雙方合作精神的高度升華。不管設想如何完美，任何計劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本著合作的理念，拋開暫時的不合，以會展的圓滿結(jié)局為一致奮斗目標。在此期間，雙方需要口頭或書面承諾原來協(xié)議以外的服務視為協(xié)議的延伸，并臨時決定雙方簽字負責人，所有臨時往來允許采取事前商議、事后結(jié)算的方式執(zhí)行。

6、結(jié)算 雙方財務人員認真核對各類單據(jù)，嚴格按照協(xié)議執(zhí)行核算。

以下為相應的流程介紹

一． 會前：

1． 與會議主辦方洽談，了解相關(guān)會議需求；

2． 提供會議所需要的航班、火車/汽車車次、住宿酒店、會議場所、交通等信息。并制定完備的會議預案書給會議方；

3.  一般性會議利用網(wǎng)絡傳送大量關(guān)于會議場地、住宿、餐飲、娛樂等方面的實景資料，讓會議方提前做到成竹在胸；

3． 如有需求，可派專人協(xié)助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關(guān)方面的情況；

4． 確定方案，簽訂合同，預付定金。

二． 會中

1． 會議接待：專人負責機場，車站的禮儀、接站、公關(guān)等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎條幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等；

2． 會前準備：準備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關(guān)物品；

3． 會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等；

4． 會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求；

5． 會議餐飲：用餐時間、用餐標準及其他特殊要求的安排；

6． 會議旅游：旅游線路行程、用車、導游等安排和確認；

7． 會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認；

8.  會議禮品：會議禮品的采購、發(fā)放服務；

9． 會議服務：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關(guān)服務。

三． 會后

1． 結(jié)帳：提供會議過程中的詳細費用發(fā)生明細及說明，專人與客戶進行核對并結(jié)帳；

2． 資料：會議后的資料收集，根據(jù)客戶要求制作會議通訊錄或花名冊；

3． 定期回訪和最新資訊反饋。

參考資料：http://wenku.baidu.com/view/5ee9eedbd15abe23482f4d69.html