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管理者高效開會的十大技巧

發(fā)布時間:2015-12-09   內(nèi)容來源:杭州年會策劃公司 http://www.dkkyun.com
  作為企業(yè)管理人員,每個人一定會碰上一大堆開不完的會議,如何開好會議,如何使會議開的有成效,如何讓每個人都能各抒己見、各得其所?我工作十年以上,開了數(shù)不清的各類會議,總結經(jīng)驗,歸納以下十點供大家參考。
1. 以積極的心態(tài)看待會議 
   在參加會議以前,一定要以積極正面的心態(tài)參加,要明白開會是一種最直接表現(xiàn)你自己能力的機會,你的業(yè)務能力、人際能力、應變能力、表達能力等都會在開會中表現(xiàn)出來。
2. 要有明確的會議目的 
    開會通常為了三個目的:溝通、管理和決策。而不管哪一個目的,會前一定要明白會議的主題,圍繞主題有的放矢做充分準備。
3. 精選參加會議的人員 
   會議的參加人員數(shù)量要適度,不能太多,在公司中的層級不能相差太遠,否則不可能做到暢所欲言、各抒己見。
4. 會前要有議程 
    要在會議之前建立清楚的會議議程,并要在會前發(fā)給各參加會議的人員,使他們能了解會議的目的、本質與架構,使他們能有充分的時間準備相關的資料。
5. 會前要作準備 
   參加會議前要根據(jù)得到的會議議程作充分的準備,包括收集信息、準備資料,如要在會上發(fā)言不但要準備發(fā)言內(nèi)容,還要設想別人可能會提的問題并作準備。
6. 公開稱贊、私下批評 
    會中要做到就事論事,爭論時不可惡意批評別人,對他人的意見如贊同不要忘了公開表示你的稱贊,對意見不同也要注意措詞,不能傷害別人的自尊,特別是有上級人員參加時更要注意,千萬不能為了體現(xiàn)自己而貶低他人。
7. 開放心胸,容納意見 
   會中要采取民主模式,要開放自己的心胸去傾聽別人的意見,不要被自己先有的立場所左右,不要將你的結論強加于人,如果你要公布既定的政策、決定,要在事前說明不容討論,需要與會人員討論的一定不能是既定的決議。
8. 設定時間,準時開始、準時結束
    要尊重別人的時間,開會一定要準時,并要對每個議程定個大致的時間限制,一個議題不能討論過久,如不能得出結論可暫放一下避免影響其他議題。如一個議題一定要有結論的話要事先通知與會人員,使他們有思想準備。
9. 認真做好會議記錄 
    一定要有一個準確完整的會議記錄,會議的各項決議一定要有具體執(zhí)行人員及完成期限,如此項決議的完成需要多方資源,一定要在決議記錄中明確說明,避免會后互相推諉,影響決議的完成。
10.事后追蹤 
    要建立會議事后追蹤程序,會議每項決議都要有跟蹤,如有意外可及時發(fā)現(xiàn)適時調(diào)整,確保各項會議決議都能完成。
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