伍方會(huì)議服務(wù)，通過舉辦過多次會(huì)議，在會(huì)前、會(huì)中認(rèn)為一般都會(huì)需要印刷一些宣傳品及會(huì)議資料主要有以下這些：

印刷項(xiàng)目

會(huì)前： 大會(huì)專用信封、信紙。

　　     宣傳品--海報(bào)、會(huì)議通知、報(bào)名表。

會(huì)中： 大會(huì)節(jié)目手冊(cè)；

其他： 名牌、與會(huì)證書、感謝狀、晚宴邀請(qǐng)卡、餐券；論文摘要集／與會(huì)者名冊(cè)。

　依照會(huì)議規(guī)模及大會(huì)預(yù)算，以上有些項(xiàng)目可調(diào)整增減，例如：如果沒有很多經(jīng)費(fèi)可以不用印制信封信紙；但如果籌備時(shí)間很長而經(jīng)費(fèi)足夠的話，也有主辦單位印制第二次甚至第三次會(huì)議通知，用以提醒參加人員并加強(qiáng)宣傳。

會(huì)前使用的印刷品

  會(huì)前的準(zhǔn)備工作需要用到很多的印刷品，一來可以統(tǒng)一大會(huì)形象，二來可以同時(shí)開展做宣傳。

信封、信紙

  先請(qǐng)一家合作良好的印刷設(shè)計(jì)公司設(shè)計(jì)符合大會(huì)主題的CIS(含大會(huì)logo、字體、色系等)，依照這個(gè)大會(huì)識(shí)別系統(tǒng)(CIS)去延伸設(shè)計(jì)其他相關(guān)印刷品，如此不但所有大會(huì)的印刷品有一致的整體感，甚至大會(huì)會(huì)場布置物，如指示海報(bào)、眉目板等也可使用這個(gè)CIS，加強(qiáng)與會(huì)人員印象。

  接著，就可以設(shè)計(jì)大會(huì)信封／信紙，當(dāng)然現(xiàn)在大多使用電腦發(fā)信或e-mail聯(lián)絡(luò)相關(guān)事宜，但是有些正式函件或報(bào)告仍然使用大會(huì)信紙，而且寄發(fā)會(huì)議通知也必須使用信封。最好設(shè)計(jì)兩種尺寸的信封，可分別用來寄信件及會(huì)議通知之用。

宣傳品:  需要印刷的宣傳品包括：海報(bào)；會(huì)議通知（宣傳小冊(cè)）

印刷設(shè)計(jì)與制作

封面（海報(bào)、會(huì)議通知）

會(huì)議名稱、1ogo。

日期和地點(diǎn)。

主辦單位—由誰主辦。

摘要--簡單介紹內(nèi)容或主題。

大會(huì)標(biāo)語。

內(nèi)容（會(huì)議通知）

  詳述會(huì)議內(nèi)容，特別強(qiáng)調(diào)重要的演講人及講題，并對(duì)發(fā)言人和講題詳細(xì)介紹，以鼓勵(lì)大家參加，主題要醒目，要讓讀者信服這個(gè)會(huì)議是有價(jià)值的，引起回響，大致內(nèi)容如下：

時(shí)間、日期和地點(diǎn)。

會(huì)議名稱。

主辦單位及協(xié)辦單位，或指導(dǎo)單位。

大會(huì)籌備委員會(huì)名單及秘書處。

主題。

會(huì)議主人邀請(qǐng)函。

誰應(yīng)該參加和為什么。

演講人名字、職稱。

會(huì)場簡介

報(bào)名費(fèi)用（包括內(nèi)容）

報(bào)名表

住宿資料

眷屬活動(dòng)和相關(guān)旅游資料

特別活動(dòng)

教育學(xué)分

設(shè)計(jì)大會(huì)宣傳小冊(cè)（會(huì)議通知）

  設(shè)計(jì)一份實(shí)用又精美的會(huì)議通知，除了可以吸引注意，還可以讓與會(huì)者留存，不僅用來宣傳，還可在將來讓人們律津樂道。

宣傳冊(cè)的主要內(nèi)容有：

將重要訊息放在封面

宣傳(廣告)時(shí)要有一致性，以這個(gè)主題為主

封面利用單一圖樣

選擇照片在大會(huì)宣傳小冊(cè)，說明目的

在照片下要說明

避免陳詞濫調(diào)

加強(qiáng)重點(diǎn)

以照片來代替圖案

不要耍花招

使大會(huì)宣傳小冊(cè)看起來有價(jià)值感

在質(zhì)量上要好

誠實(shí)以告

用信封郵寄大會(huì)宣傳小冊(cè)

提供報(bào)名方法

確定參加者對(duì)象及目標(biāo)

利用封面引起興趣并著手行動(dòng)

讓有意愿與會(huì)的人參與

人性化，引發(fā)興趣

利用別人推薦來增加可信度

  伍方會(huì)議服務(wù)在為自己準(zhǔn)備會(huì)議手冊(cè)時(shí)，總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)，要在宣傳冊(cè)上列出優(yōu)點(diǎn)：

將活動(dòng)名稱寫正確，如果可能，讓主題可以-看就獲益。

利用副標(biāo)題加強(qiáng)效果，這個(gè)建議很重要，特別是當(dāng)你每年年會(huì)或活動(dòng)名稱都相同時(shí)。

例舉參加會(huì)議的優(yōu)點(diǎn)。

  建議參加會(huì)議的人簡述工作范圍和個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，讓別人知道哪些人參加會(huì)議獲益最大。在大會(huì)宣傳小冊(cè)中，25％~30％描述大會(huì)內(nèi)容，如果會(huì)議在最近舉行，不要害怕重復(fù)使用字句。包括演講者資料，盡可能讓閱讀的人了解演講者。利用過去與會(huì)者的推薦，讓人感覺可從會(huì)議中獲益。利用現(xiàn)在式第二人稱：例如"你將從……地方獲利"，用肯定句，不要寫不確定的字眼。

資料整理：旭芳