舉辦會議首先要選擇地區(qū)和城市，然后選擇場館和設(shè)施。根據(jù)會議要求的不同，人們會做出不同的選擇。伍方會議服務(wù)通常在為客戶尋找合適的酒店時，會根據(jù)以下幾個步驟來選擇合適的會議地點(diǎn)：

初步篩選

首先，我們需要作出篩選，即根據(jù)會議的目標(biāo)來確定選擇目標(biāo)。如果舉辦的是大型展覽，那么選擇就相當(dāng)簡單，我們可以選擇會議酒店或會展中心。如果我們的目標(biāo)之一是召開會議，那么擁有眾多會議室的會議酒店就比度假區(qū)酒店合適，因?yàn)槎燃賲^(qū)酒店里讓與會者分心的活動和地點(diǎn)太多。當(dāng)然，酒店并非就一定是首選，你還可以考慮餐廳、主題公園、游船和其他。

確定侯選名單

最好逐漸地縮小侯選范圍，然后把侯選名單提交給委員會或小組討論作出最終決定。記住，此時仍然處于調(diào)查分析階段，除非你已經(jīng)到實(shí)地進(jìn)行了考察，否則千萬不要簽訂任何協(xié)議。

背景調(diào)查

確定侯選名單后，應(yīng)對名單上的會議地址進(jìn)行一番調(diào)查。每家酒店和會議中心都有自己的一套政策，這些政策有的符合你的要求，有的可能不符合你的要求。

近年來深受歡迎的會議地點(diǎn)（尤其是對于小規(guī)模的社交會議和活動）還有博物館、畫廊、歷史古跡遺址、圖書館甚至動物園等地方。美國曾經(jīng)就有一個全國性協(xié)會的下屬分支機(jī)構(gòu)把一個分會放在動物園召開，并提供午餐。當(dāng)時，這個協(xié)會正在舉行年會，作為分會主辦方的一個分支機(jī)構(gòu)提議把會議改在晚上去動物園召開，結(jié)果受到熱烈歡迎。許多機(jī)構(gòu)會把一些特殊活動放在主題公園舉辦，屆時主題公園將關(guān)閉部分對外餐飲服務(wù)以滿足特殊活動的需要，與會者在就餐后將在公園停留幾個小時。

實(shí)地考察

在最終確定地點(diǎn)之前，去實(shí)地考察一下非常重要。你可以通過郵件、網(wǎng)絡(luò)、旅游管理部門或其他途徑獲得各種場地信息，但是俗話說，百聞不如一見，也就是說，這些都比不上親自到現(xiàn)場走一走看一看有效。比如，如果你從未到過美國田納西州納什維爾的奧普利蘭德酒店，你肯定想要親自去看一看。奧普利蘭德酒店宏偉氣派，是一家豪華大酒店，從客房區(qū)走入舉辦展覽的會議大廳大概需要10到15分鐘的時間。這個酒店有花園、瀑布、長廊、購物中心、餐廳和很多很多其他的服務(wù)設(shè)施。它不象機(jī)場酒店那樣會議室旁邊就是電梯。實(shí)地考察應(yīng)該留意的就是這樣一些地方。

最終選擇

最后，該做最終決定了。選址是一個為某個活動選擇地點(diǎn)的過程，當(dāng)你選擇了一個地點(diǎn)也就意味著你已否定了其他侯選地點(diǎn)。盡管如此，仍有幾點(diǎn)你需要注意。首先，當(dāng)你完成實(shí)地考察返回后要盡快和各個考察地點(diǎn)取得聯(lián)系。不管你最終選擇誰，你都應(yīng)該給它們發(fā)一封感謝信。這既是基本的禮貌問題，也是為將來有可能使用該地點(diǎn)留下伏筆，同時，說不定哪天你就會和它們有業(yè)務(wù)上的往來。

伍方會議服務(wù)認(rèn)為當(dāng)你實(shí)地考察時沒有想到的問題也同時傳達(dá)過去。問題提出得越早，得到的答復(fù)也就越早，在做最終決定時可以參考的信息也就越多。一旦作了決定，要盡早與各侯選地點(diǎn)聯(lián)系，以便那些被篩選出局的地點(diǎn)可以與另外的會議團(tuán)隊(duì)合作。

資料整理：旭芳