會議，因會而議論，而會議策劃則是因會而準備，接下去就伍方會議服務的會議策劃經(jīng)驗與心得做個小小的探討，并且提供給大家。

會議的準備：在前期都應該羅列出會議召開前需要做的各項大到小的工作流程。會議時間、會議名稱、會議地點、會議主題、會議宗旨等。并且還有會議的經(jīng)費預算、談判等等。這些工作必須要由一個會議籌備小組去做的，正所謂個人的力量是有限的。

會議必備文件有以下幾個：《嘉賓證（出席證）》、《會議服務指南》、《會議通知》、《會議注意事項》、《會議議程》、《參會嘉賓通訊錄》、《籌備組通訊錄》等。《會議通知》、《嘉賓證（出席證）》在會議召開一周前寄給參會人員,憑證出席，剩下的統(tǒng)一用會議文件袋裝好，備于會議前發(fā)給每個參會人員一份。

需要伍方會議服務強調(diào)的是《會議服務指南》中須注明會議時間、地點、會議宗旨、參會人員名單及會場內(nèi)情況的一些簡單的介紹，最好附上一份會場地圖，便于參會人員了解會場情況，為了避免到時候出現(xiàn)混亂等情況。

會議召開前的兩個小時會議籌備組就必須要把會場布置好，包括課桌、講臺、標簽、易拉寶、筆紙等等，會議一般都需要注意以下幾個方面：

一、投影、擴音設備的提前布置調(diào)試

投影幕布的擺設要求是不要擋住會議的主海報或會議主題幕布、條幅等，并且各種設備應該在會議舉行前的一個小時就調(diào)試好。

二、鮮花、水果的布置

鮮花以及水果的新鮮度應該不用再次強調(diào)了，這些都是會議的小細節(jié)，但是如果做好的話可以為會議的成功召開更有一定的幫助性。

并且在與會人員到達現(xiàn)場后，應該給他們每人分發(fā)一份會議資料袋，由專門人員招待嘉賓入位，并且還為嘉賓倒上準備好的茶水。
三、賓客姓名標簽的擺放

現(xiàn)在較為流行的是圓桌會議，因為這樣賓客不分主次、先后；但是如果正好會場沒有圓桌會議室怎么辦？那就伍方會議服務而言會推薦客戶選擇長型的，長型會議桌則一定要按賓客的身份、主次把順序安排好，在這方面多用些心，這個是至關重要的,一般會議主辦人應坐在右前方，賓客的主角坐在對面，依次類推，當然也可靈活掌握，但一定要有利于賓客的發(fā)言，提升會議氣氛。

資料整理：小燴