會議是一個重要的商務活動，在組織以及策劃一個會議時，我們要從以下的接待流程去做，才會更好的做好會議，使會議的效果更佳。

一、會務工作總體思路

（一）周密計劃

在伍方會議服務策劃會議的時候，會把每項任務都制訂一項周密的工作計劃。

（二）任務分解

將會務工作分解為各專項任務，明確分工、保證質量。

（三）責任到人

每項任務均有專人負責。

（四）逐項落實

計劃的每個環(huán)節(jié)、步驟均須嚴格落實。

二、會前準備

（一）成立會務組

1、會務組組長：全部工作的統(tǒng)籌與總體的組織負責。

2、文秘材料小組：負責收集、組織、整理、編印會議材料，會議記錄（及錄音錄像）、會議紀要與總結起草等。

3、后勤保障小組：負責會議的后勤保障事宜。

4、任務分解后形成《會務工作分派表》，并且還要有關責任人簽字。

（二）明確會議概況

1、全體辦會人員應明確會議概況，了解以下基本內(nèi)容：

（1）級別與規(guī)模

（2）會議主題：圍繞一個主題去做，更能突出會議的特色。

（3）參會人員：要統(tǒng)計出與會人員的姓名、聯(lián)系方式、單位、職務等。

（4）會期與日程安排：會議日期、議程、天數(shù)、活動詳細安排等。

（5）根據(jù)會議概況，按有關標準預算會議經(jīng)費，簽報分管領導批準。

（三）選定辦賓館

1、責任人：策劃小組。

2、責任：在聯(lián)系之前先了解清楚客戶對酒店的相關要求，再對酒店有一定的基本了解，然后去聯(lián)系，實地考察、比較。

應調查的項目包括：

（1）價格（客房、會場及其他服務項目的價位）

（2）設施（客房、會議室、休閑設施、環(huán)境等）

（3）服務（辦會經(jīng)驗、餐飲質量、服務態(tài)度等）

（4）交通（便利與否）

（5）有無檔期

（6）當期有無接待能力

3、綜合比較后按優(yōu)質低價原則選取一家，做出策劃方案，再由分管領導批準。集團本部分管領導批準后，立即完成以下工作：

（1）與酒店確認各主要服務項目的收費標準與折扣

（2）根據(jù)會議預算領取支票

（四）下發(fā)會議通知、登錄代表名單

1、責任人：文秘材料小組。

2、責任：在落實以上各項工作后，起草會議通知、報集團本部分管領導批準后下發(fā)各參會單位。通知內(nèi)容應包括：會議主題、參會人員、會期安排、會議地點與聯(lián)系電話、會務組聯(lián)系人與聯(lián)系電話、報到日期、有關事項（如要求自帶有關材料、物品等）、會議回執(zhí)、會址交通導引。

3、會議通知以傳真（以后可包括電子郵件）、原件郵寄方式傳達各參會單位。

會議通知下發(fā)后，會務組聯(lián)系人負責按會議回執(zhí)登錄報名情況，形成《會議代表登記表》（附表3），制作會議名冊。登錄內(nèi)容應包括：單位、姓名、性別、職務、民族、到達時間、是否要求接站等等。

（五）準備會議材料、用品

1、責任人：兩組分工協(xié)作。

2、材料內(nèi)容：會議材料由材料文秘小組負責整理、印制。除正式上會材料外，還應包括：

（1）會議代表名單（附上房間號）

（2）日程安排，各項活動地點及注意事項等

3、會議用品：會議用品由后勤保障小組負責，應準備的會議用品包括：

（1）與會領導桌簽（可由酒店代為制作）

（2）會議代表證（可由酒店代為制作）

（3）會場條幅（可由酒店代為制作）

（4）文件袋、筆記本、筆（可由酒店代為準備）

（5）錄音機、照相機、攝像機

（6）便攜機、打印機及紙張、投影儀（可由酒店代為準備）

（7）花卉、水果及方便食品（可由賓館準備，或自行購置、分發(fā)）

（8）藥箱（備常用藥品）

（六）餐飲安排

（七）會場安排

1、責任人的責任：

與賓館緊密協(xié)調、現(xiàn)場核查，盡早落實以下工作：

會議室、領導臨時休息室、各次分會的會場布局（大會還是圓桌會、座次安排、花卉擺設、話筒音響、燈光、攝影、攝像負責人等）

（八）文體活動安排

根據(jù)要求，做好文體活動的相關安排和策劃。

（九）房間安排

1、責任人：后勤保障小組。

2、責任：在確定了參會代表名單之后，即在賓館訂房、安排房間，包括：

（十）《會議冊》

三、會中服務

（一）接站

根據(jù)地點和時間，安排好車輛去相應的站接與會人員。

（二）簽到

（1）在正式報到前日，應完成以下工作：

①將分裝好會議材料的文件袋運至賓館

②統(tǒng)一領取代表餐券并分裝至文件袋

③統(tǒng)一領取代表房間鑰匙

④在房門上粘貼印有代表姓名的紙張

⑤花卉、水果等分發(fā)到各房間

⑥準備好簽到簿、訂票登記單等待用

（2）簽到工作包括以下環(huán)節(jié)：

①在賓館門廳懸掛歡迎條幅（或設置歡迎引領標牌）

②在賓館門廳設置簽到處、專人負責簽到

（3）代表簽到過程包括

①在《會議房間安排表》上簽到

②領取會議文件袋

③領取房間鑰匙

④確認返程日期及訂票

四、會后收尾

（一）退房、送站

（二）結賬

伍方會議服務會根據(jù)原先制定好的相關結賬注意事項，去做好最后這么一步。

資料整理：小燴