舉辦任何活動受限都要建立一個機構(gòu)，國際社團會議申辦活動也不例外。機構(gòu)建立后，伍方會議服務(wù)會明確分工和責任，就可以開始工作計劃和申辦預(yù)算，接下來是要籌集申辦資金。

一、建立申辦機構(gòu)

申辦一個國際社團會議，從最初的醞釀到申辦工作結(jié)束，通常需要一年甚至更長的時間。為了保證申辦工作的成功，需要建立一個專門負責申辦活動的機構(gòu)。申辦機構(gòu)通常包括組織委員會、程序委員會和秘書處。

（一）組織委員會

組織委員會是申辦活動中的最高組織形式，是會議最重要的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)。

1.人員組成

組織委員會通常由主席、副主席和委員組成，其成員應(yīng)主要由會議的主辦單位和承辦單位的領(lǐng)導(dǎo)組成，為工作方便，組織委員會也應(yīng)邀請主管單位的行政和外事部門的負責人參加。

2.主要職責

組織委員會對申辦國際社團會議的全部活動負責，要制定申辦計劃，編制申辦預(yù)算和籌措申辦資金，還要經(jīng)常和國際社團保持聯(lián)系，向他們通報會議籌備情況。組織委員會還要定期對會議秘書處的工作給予指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查，保持申辦活動順利進行。組織委員會和程序委員會是平行機構(gòu)，組織委員會要妥善協(xié)調(diào)與后者之間的關(guān)系，盡量滿足后者所提出的各種要求。

（二）程序委員會

程序委員會負責申辦活動中的全部專業(yè)問題。

1.人員組成

程序委員會通常由主席、副主席和若干委員組成。程序委員會是一個工作班子，而不是榮譽機構(gòu)，應(yīng)由該領(lǐng)域內(nèi)知名人士組成，其成員是與大會主題和各個專業(yè)會議的主題有關(guān)的學(xué)者、專家，該委員會應(yīng)包括我國國內(nèi)主要知名學(xué)者、專家，我國在國外工作的知名學(xué)者、專家也應(yīng)包括在內(nèi)。

2.主要職責

程序委員會負責與會議一切有關(guān)的專業(yè)活動，具體任務(wù)是擬定會議的主題、議題和主要專業(yè)交流內(nèi)容，編制會議專業(yè)日程。

（三）會議秘書處

1、人員組成

秘書處是申辦活動的常設(shè)機構(gòu)，它在組織委員會的領(lǐng)導(dǎo)下負責會議的全部申辦工作，秘書長是整個會議申辦活動中的關(guān)鍵人物，應(yīng)選擇年富力強，既熟悉專業(yè)，英語又好，并具有一定的行政管理和組織工作才能的人。

2、主要職責

秘書處應(yīng)定期將會議申辦情況以口頭或簡報的形式向組委會報告，包括工作進度、會議文件制作和其他有關(guān)活動等。

（四）PCO

目前我國國內(nèi)許多機構(gòu)都沒有申辦國際社團組織會議的經(jīng)歷，更缺乏有經(jīng)驗的工作人員。

如果會議申辦成功，通常為申辦活動而成立的各種機構(gòu)也就順理成章地成為籌備會議的相應(yīng)機構(gòu)。

二、制定申辦計劃

由于申辦時間通常在一年左右，申辦工作的內(nèi)容也并不復(fù)雜，因此組織委員會只要按國際社團的要求，作出一個簡單的申辦工作程序發(fā)給有關(guān)的機構(gòu)和人員，就可按這個工作程序展開工作。組織委員會在整個申辦期間要召開幾次工作會議，時間分別在開始策劃申辦活動時、編制申辦報告前和申辦代表團出發(fā)之前。

三、編制申辦預(yù)算

為了掌握這個歌申辦活動的財務(wù)狀況，為下一步的籌資做好準備，要盡快制作申辦活動的預(yù)算。申辦預(yù)算通常包括三部分內(nèi)容：首先編制支出部分的預(yù)算；根據(jù)支出的情況編制籌資部分的預(yù)算；最后是預(yù)算總結(jié)。以下是申辦會議的主要支出部分。

（一）申辦文件制作費用

1、會議申辦報告

各國為了表示對申辦工作的重視，也由于現(xiàn)代技術(shù)突飛猛進的發(fā)展，對申辦報告制作得都很精美，采用銅板紙印刷，配有多幅彩色照片。

2、輔助申辦材料

申辦活動中使用的一些輔助申辦材料，用以加強申辦活動的效果。在20世紀經(jīng)常使用的輔助材料時幻燈片和錄像帶，而在21世紀隨著多媒體技術(shù)的普及，申辦活動主要的輔助材料演變?yōu)镈VD光盤，由于光盤一僅僅是提供給理事會的成員使用，制作的份數(shù)也不會太多，編輯費也會很高。

（二）出國費用

出國費是指申辦人員出國申辦會議的支出，主要包括國際旅費和在國外的食宿費用。

1、國際旅費是最大的支出

由于國際會議的舉辦特點，申辦活動通常都發(fā)生在遠離我國的歐洲或者美洲，國際旅費就是在預(yù)算中的最大支出。由于參加現(xiàn)場申辦活動的具體時間都是在一年前就確定了的，因此要盡早提前預(yù)定機票。

2、國外食宿費用

目前我國的出國人員的食宿標準都是參照我國財政部的出國標準。以到美國為例，按我國現(xiàn)行的財政規(guī)定，在國外的食宿費用標準是每天每人90美元，也是一筆不笑的數(shù)目。

（三）活動費用

1、宴請費用

為了尋求國際社團理事會成員的支持，宴請他們也需要支付一定的費用。

2、禮品費

禮品費用可根據(jù)經(jīng)費是否寬裕進行調(diào)整。

（四）接待費用

是接待國際社團人員來我國考察的費用。

1、食宿費用

2、宴請費

3、國際旅費

（五）其他費用

除以上必要的開支外，申辦工作中還涉及人工費用、辦公費用和其他一些材料的費用。

四、籌措申辦經(jīng)費

（一）申辦資金屬于風險投資（高回報率伴隨高風險）

通常認為會議產(chǎn)業(yè)是一個投資回報率很高的產(chǎn)業(yè)，但是高利潤是伴隨著高風險。

（二）申辦活動要有足夠的經(jīng)費

從申辦活動開始，就有經(jīng)費支出，除了正常的辦公費用，如上述，直接用于申辦活動的費用主要包括申辦材料的制作費用、公關(guān)費用、申辦人員的國際旅費和在國外的食宿費用以及接待國際組織人員來我國考察的費用，這些費用加起來應(yīng)該在人民幣30萬元左右。能否籌集足夠的申辦資金是申辦活動能否成功的重要保證。

（三）申辦經(jīng)費的主要渠道

世界上的許多國際申辦會議的啟動資金是由政府支出。我國申辦國際社團會議的資金至今還沒有形成一個固定渠道，主要還是靠民間資金來運作，以下是集中主要申辦經(jīng)費的籌措渠道。

1、行政事業(yè)費

目前我國許多機構(gòu)申辦國際社團會議的費用主要出自事業(yè)費。

2、PCO（與他們一起合作，要求PCO提供一部分申辦資金）

為了獲得充足的申辦國際社團會議的經(jīng)費，會議組織者經(jīng)常在申辦階段就尋求和PCO的合作，要求他們提供一部分申辦資金，承諾會議申辦成功，該PCO為唯一的會議承辦單位。

3、旅游機構(gòu)（提供禮品和旅游宣傳品）

隨著會議產(chǎn)業(yè)在我國國民經(jīng)濟中的地位不斷發(fā)展，我國的旅游機構(gòu)開始逐漸重視支持本國的機構(gòu)申辦國際社團會議，目前雖然由于體制上的原因旅游機構(gòu)還沒有貨的多少資金的支持，但是伍方會議服務(wù)會提供一些禮品和旅游宣傳品。

資料整理：小燴