伍方會議服務在多年的會議活動中不斷地成長，在各方面總結了較多的經(jīng)驗。比如說在安排會議住宿方面，安排住宿的原則是，盡量把與會者安排在一起并安排在離會議場所距離最近的酒店住宿，這樣會省很多，包括交通、用餐等在內的很多麻煩，最理想的住宿安排是在舉行會議的地方是同一家會議酒店，而且所有與會者都能安排在同一家會議酒店內住宿。如果會議場所和酒店不是同一家的，那么，最好能把所有與會者安排在會議場地附近的酒店內住宿，如果一家酒店安排不下，要盡量安排在離這家酒店最近的酒店住宿，這樣方便與會者參加會議。

 （一）酒店名錄與挑選

盡量把符合要求的酒店列入候選酒店名錄方便挑選。

1.列出候選酒店名單

2.了解酒店基本情況和價格，初步篩選

3.與初步篩選的酒店進行協(xié)商，進行第二次的篩選

4.考察第二次篩選的酒店，與酒店進行協(xié)商交流

5.確定好會議舉辦的酒店

具體的確定要與與會者進行溝通交流，要站在與會者的角度來確定會議舉辦的酒店。

（二）要求與會者預付押金（若會議注冊費不含住宿費）

如果說會議注冊費中不包括住宿費，那么，必須要求與會者在選定酒店住宿的時候與與會者事先通過銀行或者其他方式預付一定的押金，以免會后出現(xiàn)逃賬的現(xiàn)象，造成會議財務的損失。伍方會議服務在多年的會議住宿安排中還沒有出現(xiàn)過類似的問題，要求與會者預付押金也是一種原則，也可以看情況而定。

資料整理：旭芳