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隨著會(huì)議會(huì)展業(yè)的快速發(fā)展，會(huì)議旅游日漸進(jìn)入人們的眼中，所以伍方會(huì)議服務(wù)總結(jié)了一些相關(guān)的知識(shí)：
會(huì)議選址
會(huì)場(chǎng)的選擇要根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)，規(guī)模，與會(huì)者情況，可供選擇會(huì)場(chǎng)的會(huì)議住宿、交通
接待條件等眾多方面來決定會(huì)場(chǎng)的選擇。
酒店按類型劃分主要分為商務(wù)型酒店和度假型酒店
現(xiàn)場(chǎng)的溝通
一個(gè)成功的會(huì)議管理人一定要確定在現(xiàn)場(chǎng)的有效溝通，相反地一個(gè)不成功的會(huì)議，花費(fèi)了數(shù)月或數(shù)年計(jì)劃，卻因?yàn)楝F(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)不好而使會(huì)議失色，所謂現(xiàn)場(chǎng)溝通是團(tuán)隊(duì)合作的表現(xiàn)。
(一)會(huì)前協(xié)調(diào)會(huì)：
在前往會(huì)議場(chǎng)地前要先和會(huì)場(chǎng)及主要承包商人員排定會(huì)前協(xié)調(diào)會(huì)，協(xié)調(diào)會(huì)的目的是對(duì)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)安排整個(gè)細(xì)節(jié)做詳細(xì)討論，讓大家都清楚在現(xiàn)場(chǎng)所負(fù)的責(zé)任與彼此的協(xié)調(diào)。
協(xié)調(diào)會(huì)是提供大家再一次檢查工作內(nèi)容以及提供問題討論，有些可能在文字中寫得不夠清楚，彼此指派一個(gè)人負(fù)責(zé)溝通，省得七嘴八舌，有關(guān)場(chǎng)地部分都向場(chǎng)地承辦人溝通，因?yàn)閳?chǎng)地承辦人不一定一直在會(huì)場(chǎng)，問他(她)分機(jī)號(hào)碼或呼叫器，并問清楚如果周末或清早或晚上和誰聯(lián)絡(luò)。安排在會(huì)前與會(huì)場(chǎng)及主要承包商舉行協(xié)調(diào)會(huì)是非常重要也是必要的。包括會(huì)議中心、飯店、交通/旅游公司等，這是在會(huì)前最后一次解決問題的機(jī)會(huì)。
(二)電話、無線對(duì)講機(jī)和呼叫器
1.與承租商談妥一旦發(fā)生故障，即使在周末假日也要立即修理和更換。
2.多租用幾臺(tái)手機(jī)和充電器，以防萬一故障還有備用。
3.事先了解會(huì)場(chǎng)哪些地方是通訊死角，這些地方采用其他通訊方式。
4.每天晚上不要忘了充電。
5.分派對(duì)講機(jī)由哪些主要負(fù)責(zé)會(huì)議的人使用。
6.僅用于緊急事件溝通，而不是用來聊天。
(三)服務(wù)柜臺(tái)與留言中心
1.將服務(wù)柜臺(tái)安置在所有活動(dòng)的中央?yún)^(qū)。
2.確定服務(wù)柜臺(tái)有足夠空間放置留言板等。
3.確定服務(wù)柜臺(tái)可接電話線。
4.其他必需用品。
5.事先印制一些留言條。
6.準(zhǔn)備足夠的筆，因?yàn)閳?bào)名者會(huì)順手將筆帶走。
7.電話簿。
8.信封，有些人希望接到留言是用信封封好的。
9.當(dāng)?shù)刭Y料。
10.當(dāng)?shù)夭蛷d指南。
11.地圖。
12.觀光和購(gòu)物指南。
資料整理：伍方會(huì)議服務(wù)
