不管什么樣的會(huì)議，主辦者都希望適宜的對(duì)象(客戶)參加，所以會(huì)議策劃者一定要重視會(huì)議的邀請(qǐng)。通常情況下，伍方會(huì)議服務(wù)認(rèn)為邀請(qǐng)包括3個(gè)程序，也是被重視的：

信息發(fā)布

   從媒體上分，邀請(qǐng)有以下幾種形式：印刷品(包括邀請(qǐng)信函、組織文件、會(huì)議通知)、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告

信息發(fā)布的內(nèi)容通常包括：主題、時(shí)間、地點(diǎn)(暫定或者候選)、主要議程及安排、費(fèi)用、標(biāo)準(zhǔn)等。

   有些還附送會(huì)議企劃書(shū)，目的是讓與會(huì)者了解參會(huì)的意義及對(duì)會(huì)議的期望。

回執(zhí)處理

   對(duì)于主辦者來(lái)說(shuō)，回執(zhí)是對(duì)會(huì)議策劃活動(dòng)成功與否的判定標(biāo)志之一。

   回執(zhí)單的設(shè)計(jì)非常重要，應(yīng)當(dāng)做到合理、圓滿，通常包括如下信息：明確的人數(shù)、職務(wù)、性別、聯(lián)系方式、預(yù)計(jì)到達(dá)目的地時(shí)間、迎送要求等

   回執(zhí)收到后，通常需要統(tǒng)計(jì)、確認(rèn)回執(zhí)有效(通常以會(huì)務(wù)費(fèi)用是否交納為標(biāo)志)，接下來(lái)需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排，回執(zhí)確認(rèn)即確認(rèn)通知可以在這一切完成后發(fā)出。

回執(zhí)可以有多種形式，如：傳真、信函、電子郵件、網(wǎng)路回執(zhí)、電話。

   需要指出的是，如果會(huì)議和條件允許，應(yīng)該在回執(zhí)中考慮到與會(huì)者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習(xí)慣、住宿要求等。

確認(rèn)通知

如果會(huì)務(wù)費(fèi)用確認(rèn)或者有其他方式可以確認(rèn)，可以發(fā)出確認(rèn)通知。同時(shí)發(fā)出的應(yīng)該還有：

會(huì)議的確切地點(diǎn)、時(shí)間、議程、簽到程序、會(huì)展注意事項(xiàng)等。對(duì)于長(zhǎng)時(shí)間與會(huì)交流的伍方會(huì)議服務(wù)，在此相信能夠?yàn)槟姆?wù)更省心省力。

資料整理：小艷